ORGANIZAÇÃO

Organização no trabalho #1

15 de julho de 2019

Gosto muito de estudar e ler sobre organização e me esforço bastante pra dar conta das tarefas do dia e da semana. Minha grande inspiração nessa área é a Thais Godinho do blog Vida Organizada. Inclusive, os conteúdos que ela tem produzido para o Youtube estão super legais. 

A tranquilidade e profundidade com que compartilha são o que mais me chamam atenção, amo muito! Muitas vezes temos essa ideia de que organização tem a ver com mil planilhas, posts-its, planners, agendas, mas com ela tenho aprendido a encontrar o método que melhor funciona dentro da minha rotina. 

Hoje a área que mais consome meu tempo é o trabalho. Tenho um trabalho de 8h por dia e também alguns outros como freelancer, o que faz com que, em alguns dias, eu trabalhe parte da noite também. Apesar de distribuir o trabalho durante a semana me cobro muito para que tudo seja entregue com o máximo de qualidade, mas nem sempre consigo produzir tanto assim. Então o que tento fazer hoje, porque é mesmo um exercício diário, é estar confortável com a minha capacidade.

Nem todo dia conseguimos entregar coisas extraordinárias. E quem trabalha com criatividade sabe bem que tudo o que passa pelas nossas mãos exige muito trabalho mental. Por isso, quanto mais organizado é o meu processo e quanto mais eu conseguir “delegar” para as ferramentas, mais espaço tenho livre para pensar criativamente.

O que vou compartilhar aqui são algumas das ferramentas que uso pra fazer a minha engrenagem girar.

Trello – Organização visual

No Trello criei vários quadros para o trabalho e coisas pessoais. Nos dois gosto muito da ferramenta checklist porque é onde coloco o passo a passo daquele trabalho ou detalhes que não posso esquecer. Isso me ajuda, principalmente, a liberar espaço mental. 

Quando várias coisas estão acontecendo ao mesmo tempo, transito muito entre várias tarefas (o que requer um certo molejo, rs). Por isso que colocar uma lista de comandos para aquela atividade, me ajuda a saber em que pé ela está. 

Com o tanto de canais que temos hoje (WhatsApp, Skype, Email, as vezes para falar do mesmo trabalho). Se perder no meio das informações acontece num piscar de olhos. 

Quantas vezes não passei por situações como: “onde coloquei aquela informação mesmo?”, “esse material, já foi aprovado? Não consigo me lembrar”, “Esse orçamento, por onde que o cliente aprovou?”. Basta uma interrupção e toda uma sequência de pensamentos pode se bagunçar.

Google Calendar e Lembrete

Essas são para lembrar de coisas pontuais. Uso para o trabalho e atividades pessoais, desde “lembrar de ligar para fulano” a “regar as plantas” (sim, mesmo passando por elas todos os dias, quando lembro de dar água, elas já estão murchinhas).

Datas de reuniões também ficam no lembrete. 

Google Keep – Para um checklist de tudo

Uso o Google Keep para anotar tudo o que preciso fazer naquele dia. Também utilizo a ferramenta de checklist pra “riscar” cada tarefa na medida em que são concluídas. Costumava fazer isso na agenda, mas como as tarefas do dia mudam muito de uma hora pra outra, virava uma bagunça adicionar e tirar. 

Spotify – Para entrar no clima

Toda tarefa precisa de atenção, seja para escrever um texto longo, uma legenda, estruturar as etapas de uma atividade… Mas quando o telefone toca, alguém te chama ou o WhatsApp apita, fica difícil manter o foco.

Quando preciso entrar no ritmo, é na música que encontro um caminho mais rápido para a concentração. Uso muito a playlist Lo-Fi Beats que tem faixas com uma batida gostosa e quase sempre sem letra. Até ano passado eu ouvia muito a podcasts enquanto trabalhava, mas percebi que queria prestar atenção no que estava sendo dito. Já me peguei algumas vezes paralisada, olhando pro nada, atenta ao que estava sendo discutido.

Google Drive – Conteúdos nas núvens

Esse é o grande motivo da minha conta no Gmail estar sem espaço, rs! Uso muito o Docs para a criação de conteúdo, a apresentação para compartilhar ideias de forma visual e as planilhas quando o assunto é números. Ter tudo em um único lugar e ainda poder organizar por pastas/etiquetas é um jeito rápido de ter acesso a todos os meus arquivos.

WhatsApp – Para salvar os links

Além de conversar com clientes por lá, uso para guardar conteúdos que quero ver/ler depois. Tenho um “grupo” só meu. Então, ao invés dos links ficarem em alguma pasta perdida no Drive ou nos favoritos do navegador, que nunca funcionou pra mim, compartilho tudo lá com uma pequena descrição.

Ainda é um desafio😬

Para algumas pessoas um dia a dia cheio de surpresas deixa a rotina menos chata. Isso ainda é um problema pra mim. São raros os dias em que tudo sai como planejado, raros mesmo.

Com isso, lido diariamente com o esgotamento… É algo natural, quando percebo estou fazendo um esforço danado pra controlar todas as coisas. Quando chega o fim do dia, meu cérebro já correu 2 maratonas.

Ter uma vida organizada é uma jornada. Aprenda a se perdoar quando algo não sai conforme o planejado. É ok não dar conta de tudo!

Thais Godinho

Com o tempo espero encarar o inesperado com mais tranquilidade 🙂

Não uso mais: Airtable e Evernote

O Airtable é uma ferramenta mais robusta. Ele tem configurações para ser usado em vários formatos: Grid, Kanban, Calendário, Formulário e Galeria. O problema é que com ele eu acabava perdendo algum tempo criando configurações personalizadas. Achei melhor partir para algo mais simples.

Já com o Evernote tive “problemas” com a formatação. Me incomodava um pouco a maneira como os textos ficavam dispostos lá. Ah, tanto o Airtable quanto o Evernote são ótimas ferramentas e as usei para muitos trabalhos. Pode ser que funcione bem para você 🙂

Quais ferramentas você usa muitas ferramentas no seu dia a dia? Compartilha comigo nos comentários! Adoro conhecer novos jeitos de se organizar no trabalho.

Hoje me organizo assim. Pode ser que amanhã eu encontre um jeito ainda melhor de fazer as atividades do dia a dia.



You Might Also Like

2 Comments

  • Reply Mariana Juppa 16 de julho de 2019 at 23:52

    Amo/sou Google keep! ❤️❤️

    • Reply thallenmerlin 21 de julho de 2019 at 13:14

      Aprendi a usar com você <3

    Leave a Reply